Путеводитель по офисным дебрям

Как разобраться новичку в этом хитро­сплетении информационных потоков, правил и обязанностей, как запомнить имена коллег? Естественно, на эти же вопросы пытаются ответить и специалисты по персоналу. Они должны обеспечить новичку возможность как можно быстрее и результативнее влиться в коллектив и приступить к работе. Однако когда дело доходит до конкретных шагов, ответов на вопрос «как это сделать?» оказывается не так уж много. Как составить «справочник новичка», который помог бы ему быстро адаптироваться в окружающей обстановке?

В отличие от громоздких корпоративных кодексов с их высокопарным слогом и стереотипными семантическими конструкциями, «справочник новичка» может включать в себя все самое необходимое для выживания и работы на новом месте. К тому же такой справочник должен быть небольшим по объему, легким для восприятия и удобным в пользовании. Разумеется, разработать пособие, которое соответствовало бы всем этим критериям, непросто. Однако, по мнению руководителей и менеджеров по персоналу, эта овчинка стоит выделки.
Ведь нередко на нового сотрудника сваливается столько информации, что он не в силах все запомнить. Особенно если это человек, не имевший опыта работы или работавший в компании с иной организационной структурой. Поэтому нередко, прежде чем разобраться в самых необходимых вещах, такие сотрудники попадают в неловкие ситуации. «К примеру, специалист по персоналу, проводящий первую «экскурсию» по офису, скороговоркой протараторил о том, какова процедура заказа служебного транспорта или оформления командировочных. Взбудораженный новичок, разумеется, ничего не в состоянии воспринимать в этот момент. Когда эта необходимость возникает, он вынужден обращаться к коллегам либо идти к секретарю за дополнительными разъяснениями. Если компания забюрократизирована, то и этого может быть недостаточно, но обратиться повторно новичок, скорее всего, постесняется, а потом закономерно допустит ошибку и почувствует себя еще более неуверенно. К тому же это может произойти в самый неподходящий момент и отнять немало времени у занятых людей», — считает Оксана Будан, заместитель директора «Сейтсат».

Впрочем, по словам г-жи Будан, вся необходимая информация может находиться и на корпоративном сайте. Однако, по мнению самих сотрудников, гораздо удобнее, когда такой путеводитель сделан в бумажном виде и может быть всегда под рукой. «Во-первых, информация с монитора воспринимается более поверхностно и хуже запоминается. Во-вторых, у людей, работающих за компьютером, возникает потребность отвести взгляд от экрана и посмотреть на что-то менее яркое и мерцающее. В-третьих, если в офисе вырубило электричество или у пользователя поломался компьютер, только бумажный вариант справочника поможет найти контакты того, кто устранит поломку», — поведал Андрей Качута, начальник отдела сбыта «Трим». Кроме того, печатный вариант путеводителя может иметь дополнительное ценное свойство. Он может восприниматься новичком как некий «входной билет» и демон­стрировать новому сотруднику, что о нем заботятся и принимают в свой круг.

Самое главное, что может очень быстро, но окончательно угробить полезный и приятный в использовании справочник-путеводитель, так это лишняя информация официозного характера. Пожалуй, самую серьезную ошибку допускают те, кто пытается вместить в него полную историю создания компании, ее миссию, цели, задачи, ценности, традиции, великие достижения — все, что вызывает скуку у любого мало-мальски здравомыслящего человека. Все это лучше оставить для корпоративного кодекса, который в таком случае может стать некой священной книгой, которую мало кто прочтет до конца.
Лишней информацией, перегружающей справочник, может стать и включение в него должностных инструкций, которые к тому же сделают его менее универсальным. Помимо неприятного впечатления от лишних страниц, все эти дополнительные описания, не несущие смысловой нагрузки и не имеющие практической значимости, создают дополнительный объем, который делает справочник менее удобным и практичным в использовании, а также менее экономичным.

«Учитывая, что такой справочник должен периодически обновляться и перевыпускаться, лучше, если его объем не будет превышать 10-15 страниц формата А5. Необходимость его дополнять и переиздавать, при условии стабильности бизнеса, может возникнуть примерно раз в два-три года или чаще, что зависит от размеров компании, текучести кадров, реорганизаций и других изменений», — рассказывает г-н Качута.

Прежде чем приступить к разработке справочника, Светлана Долобина, директор по персоналу «Юна», советует поговорить с секретарями, офис-менеджерами и начальниками подразделений, чтобы собрать информацию о том, какие вопросы и затруднения наиболее часто встречаются у сотрудников. Кроме того, если есть достаточно времени, можно провести опрос сотрудников относительно того, какая информация была бы, на их взгляд, нужна в работе новичкам и пригодилась бы им самим.
Следующий момент, который необходимо обдумать на начальном этапе, — как представить всю необходимую информацию в наиболее привлекательном и эффектном виде. Возможно, креативные сотрудники подскажут идеи для нескольких юмористических картинок, которые можно использовать в качестве иллюстраций. Помимо основной информации, которая необходима на рабочем месте (подробнее — см. бокс), новые сотрудники не смогут не оценить заботу об их интересах — к примеру, включение схемы стоянок или список ближайших заведений, в которых можно пообедать. Также нелишними могут оказаться и описания мотивационных программ и программ лояльности, которые внедрены в компании.
Кроме того, важно продумать и вопросы конфиденциальности. «Нужно заранее позаботиться о том, чтобы такие справочники не стали достоянием хедхантеров и конкурирующих компаний. Для этого достаточно уведомить сотрудников о запрете выноса их за пределы офиса», — советует Николай Гордиенко, HR-консультант, бизнес-тренер. Ну а когда дело дойдет до заказа тиража, стоит учесть, что такой справочник захотят иметь у себя не только новички. «На разработку «Путеводителя для нового сотрудника» у меня ушло достаточно много времени, наверное, в общей сложности (разумеется, при выполнении и всех других своих обязанностей) чуть больше месяца. Однако им с удовольствием пользуются не только новые сотрудники, но и старые, которые потребовали выдать им такой путеводитель. Все считают, что это очень удобно, так как некоторые моменты, особенно связанные с процедурами оформления чего-либо, часто забываются. Кроме того, мы предусмотрели, что часть информации может устаревать. Поэтому после каждого раздела есть несколько пустых страниц, где можно дописать или вклеить новый блок, который мы рассылаем по электронной почте», — рассказала Светлана Долобина.

 

Впрочем, не только г-жа Долобина, но и другие наши эксперты отметили, что в тех компаниях, где путеводитель получился действительно качественным и полезным, им активно пользуются все сотрудники, независимо от должности и стажа работы.

• Сотрудники — кто за что в ответе (для крупных компаний — чтобы не включать в справочник огромные списки, достаточно сообщения о том, где можно с ними ознакомиться).
• Информация — как получить необходимую для работы информацию (ассортимент продукции, список филиалов, документы, договоры и проч.).
• Нормы и правила — основные положения, касающиеся субординации, распределения обязанностей, дресс-код и проч.
• Внешние контакты — общение с посетителями, клиентами, работа с входящими звонками и факсами.
• Офис-менеджмент — заказ служебного транспорта, канцелярских товаров, работа с офисной техникой, оформление командировок.
• Административные вопросы — когда начинается и заканчивается рабочий день, сколько длится отпуск, как начисляется зарплата и проч.
• Неожиданности — кого уведомить в случае болезни или непредвиденных обстоятельств, что делать, если поломался компьютер, телефон и проч.

Источник ВЛАСТЬ ДЕНЕГ