Искреннее и участливое приветственное письмо от кадровой службы – важный компонент адаптации. Вот несколько советов по составлению писем, которые помогут новичкам почувствовать себя частью команды еще до того, как они приступят к работе.

Как составить эффективное приветственное письмо новому сотруднику

Искреннее и участливое приветственное письмо от кадровой службы – важный компонент адаптации. Вот несколько советов по составлению писем, которые помогут новичкам почувствовать себя частью команды еще до того, как они приступят к работе.

Первый день на новой работе - беготня и нервотрепка. Встречи, обучающие мероприятия, заполнение необходимых документов – у нового сотрудника множество дел. Если вы отвечаете за процесс вхождения в должность, вам нужно помочь новичкам почувствовать себя более уверенными и более подготовленными. Одним из лучших инструментов для этого как раз является приветственное письмо.

Цель письма – не только поприветствовать нового сотрудника, пришедшего в команду, но также обеспечить его всей необходимой информацией о будущих коллегах и корпоративной культуре. Ниже несколько советов, которые помогут составить идеальное приветственное письмо

Что такое приветственное письмо и как оно влияет на адаптацию сотрудника?

Приветственное письмо, как следует из названия, это сообщение, которые вы посылаете новым сотрудникам, чтобы поприветствовать их в компании, создать положительное первое впечатление о компании, снабдить их подробностями относительно их первого дня на работе, такими, как расположение вашего офиса, дресс-код, план на день и т.д.

Более того, это возможность представить новых сотрудников их будущим коллегам и заранее установить связь между ними. Это помогает новичкам не только почувствовать, что они готовы к первому дню на новой работе, но и вызвать у них ощущение того, что они уже являются частью команды. Все это помогает заложить основу для успешного и эффективного процесса вхождения в должность.

Статистика показывает, что 60% сотрудников не читают письма от кадровой службы, но приветственные письма открывают в 91% случаев, и это свидетельствует об их важности в корпоративной культуре.

Хотелось бы прояснить: «приветственное» не означает «административное». Приветственное письмо не должно содержать требование предоставления каких-то документов (бухгалтерские и налоговые справки, удостоверение личности, и т.д.), т.е. всего того, что необходимо для завершения процесса приема на работу.

Тон приветственного письма должно отражать особенности корпоративной культуры и бренда компании. Тон должен быть теплым и располагающим, и в то же время профессиональным. Чтобы успешно сочетать оба эти компонента и сделать письмо по-настоящему эффективным, воспользуйтесь приведенными ниже советами

1. Тема письма должна «цеплять» взгляд

Удостоверьтесь, что формулировка темы вашего письма настолько конкретная, насколько это возможно, т.к. тема – это первая часть письма, которую увидит новый сотрудник. Во избежание недоразумений, четко обозначьте цель письма, при этом тема должна одновременно описывать содержание и активно привлекать внимание адресата. Вот некоторые примеры хороших формулировок темы сообщения:

- Гарриет, добро пожаловать в компанию!

- Давайте поприветствуем Джона, который к нам присоединился!

- Добро пожаловать на борт, Нэнси!

Используйте глаголы действия, подстегните любопытство читающего  чтобы он открыл ваше письмо.

2.  Тон письма должен отражать особенности корпоративной культуры вашей компании.

Ваше приветственное письмо должно в целом отражать дух компании. Если атмосфера в коллективе расслабленная и неофициальная, передайте это соответствующей тональностью письма, и не бойтесь показаться слишком дружелюбным.

Если же корпоративная культура в компании более консервативна, обращайтесь к адресату соответственно. Однако, остерегайтесь показаться слишком жестким. Нужно найти тонкую грань между официальностью и фамильярностью.

Не имеет значения, какую тональность письма вы выбрали, эти советы подойдут во всех случаях:

Используйте короткие и простые предложения

Избегайте сленга, жаргонизмов, технических терминов, канцеляризмов.

Избегайте избыточных оценочных наречий, таких, как «очень», «действительно», «чрезвычайно», т.к. они воспринимаются как расплывчатые и неискренние.

Поосторожнее с заглавными буквами и восклицательными знаками: это может заставить ваше письмо выглядеть излишне эмоциональным или давящим.

3. Будьте заметными

Нет ничего плохого в том, чтобы послать старое доброе текстовое сообщение. Однако, если у вас есть возможность воспользоваться шаблоном из вашего бренд-бука, используйте его.

Вы можете пойти еще дальше - если хочется, добавьте -картинку или эмодзи. Помните: приветственное письмо призвано растопить лед, поэтому вполне позволительно вести себя несколько игриво

4. Проверьте наличие опечаток и грамматических ошибок

Есть только один шанс произвести первое впечатление. Ошибки и опечатки влияют на то, как люди воспринимают вас, это факт. Ничего страшного, если вы допустите в сообщении одну-две опечатки (все мы люди).  Однако, когда дело доходит до ошибок, даже самому всепрощающему грамотею только и остается, что прощать.

Возможно, это и очевидно, но всегда перепроверяйте электронные письма, прежде чем посылать их. В качестве меры предосторожности воспользуйтесь следующими советами:

  • Используйте проверку орфографии в своем браузере
  • Используйте специальное приложение (например, Grammarly)
  • Запоминайте наиболее частые грамматические и пунктуационные ошибки, чтобы избегать их в письменной речи.
  • Прочтите написанное вслух, это поможет убедиться, что письмо не содержит досадных опечаток.

Теперь, когда мы осветили основные моменты, давайте взглянем на пример приветственного письма.

Приветствую, Джек!

Добро пожаловать в команду! Мы рады, что вы присоединились к SmartRecruiters.

30 марта – ваш первый рабочий день. Приезжайте, пожалуйста, к 10-00. Подробная карта проезда здесь. Если будет сложно найти нас – позвоните мне. Как только вы придете, наш офис-менеджер Вероника уже будет ждать вас, чтобы поприветствовать. J  С собой брать ничего не нужно. Поскольку у нас неформальный дресс-код, можете одеться так, как вам хочется.

Вот что ждет вас в течение дня:                    

  • Примерно в 10-30 мы начнем с того, что представим вас. Мы проведем вас вместе еще с пятью новыми сотрудниками по офису, чтобы каждый сотрудник имел возможность с вами познакомится.
  • В 11-00 вы встретитесь с нашим директором, Джеромом, после чего вас представят руководителям отделов. Они сделают обзор организационной структуры компании, и ответят на вопросы, которые у вас появятся.
  • У нас организовано питание, обеденный перерыв в 12-30 (сообщите, если у вас есть какие-то особые пищевые предпочтения).
  • В 13-30 мы перегруппируемся, чтобы выполнить некоторые административные задачи. В 14-30 мы закончим.

Вот и все! Ваш первый день будет легким и простым. Если до 30 марта у вас появятся вопросы – сообщите. Можно также связаться с Майком, вашим наставником. Он еще напишет отдельно, чтобы представиться.

И повторюсь: мы счастливы, что вы присоединились к нам! Мы уверены, что вы внесете большей вклад в работу компании.

С наилучшими пожеланиями,

Руководитель отдела по подбору персонала

 

Заключение.

Потратьте время на то, чтобы создать простое, но душевное приветственное письмо для новых сотрудников. Этот жест не останется незамеченным. Будьте увлеченным и креативным, опасайтесь того, чтобы звучать слишком формально или скучно, даже если следуете требованиям бренд-бука.

Использовали ли вы все возможные способы с тем, чтобы новички получили опыт плавной и запоминающейся адаптации? Помните, что есть только один шанс произвести первое впечатление.

Источник: https://www.smartrecruiters.com/blog/how-to-write-an-effective-welcome-email-to-new-employees/

Оцените статью: 
Голосов пока нет


Яндекс.Метрика