Самая большая проблема при найме персонального ассистента руководителя – вера работодателей и соискателей в то, что работа на этой позиции не требует специального набора знаний и умений.
Личный помощник проникает в сферу жизнедеятельности руководителя настолько глубоко, что ему становится известно о руководителе то, что неизвестно ни одному другому сотруднику. Он видит руководителя «и в горе, и в радости», знает его предпочтения, а порою и предпочтения его родных и близких, и, несмотря на кажущуюся простоту профессии, на него возлагается огромная ответственность.
Заложники своих ассистентов
Не секрет, что каждый управленец ежедневно сталкивается с некомпетентностью, непрофессионализмом, а порой и открытым тунеядством со стороны подчиненных ему работников. Когда речь идет о непрофессиональной работе экономиста, менеджера, юриста, делопроизводителя, программиста, курьера, любого обыкновенного служащего или рабочего – дело, в принципе, поправимое. Этих специалистов достаточно легко сменить.
Совсем другое дело, когда непрофессионализм и некомпетентность обнаруживаются в таком близком к руководителю специалисте, как личный помощник.
К сожалению, в настоящее время рынок труда переполнен некомпетентными людьми, претендующими на позицию личного помощника. Ведь, на первый взгляд, функции, исполняемые личным помощником, просты и незатейливы, личный помощник якобы не должен обладать специальным набором знаний.
Неудивительно, что, наняв такого человека, руководитель оказывается вынужден взять на себя огромную часть функций, которые на самом деле должен исполнять грамотный, подготовленный к должности профессиональный ассистент. Отсутствие элементарных знаний о профессии, а в большинстве случаев и откровенная профессиональная непригодность личного помощника приводят к тому, что не помощник подстраивается под руководителя, а руководитель подстраивается под нерадивого специалиста. Деятельность любого человека, занимающего эту должность, пусть даже недостаточно грамотного, настолько переплетается с деятельностью самого руководителя, что тот становится заложником ситуации – ему легче попытаться сгладить негатив от личного помощника, чем уволить его.
И даже в условиях крайней нежелательности увольнения личного помощника статистика показывает, что около 85% руководителей меняют своих персональных ассистентов не реже чем раз в год. Говорит ли эта статистика о том, что рынок переполнен специалистами?
Наоборот, она говорит о том, что, несмотря на огромное количество претендентов на позицию персонального помощника, реальный выбор очень скуден.
Понятно, что причина того, что смена личных помощников происходит так часто, в профессиональной непригодности кандидатов. Но зачастую бывает виноват и сам руководитель.
Ошибки руководителей
Существует несколько типичных ошибок, которые допускают руководители при найме личного помощника. Впервые решив нанять личного помощника, большинство руководителей относятся к подбору человека легкомысленно и зачастую не принимают непосредственного участия в выборе. Срабатывает вышеуказанный стереотип о том, что для этой работы не нужен человек, обладающий специальными знаниями, навыками и умениями. 99% подобранных таким образом личных помощников увольняются руководителем в течение года. Конечно, можно верить, что именно вы попадете в число 1% счастливчиков, чей слепой выбор окажется удачным. Но бизнес – это не игра в казино, поэтому такой подход к подбору личного помощника влечет необоснованные временные и материальные затраты.
Еще одной распространенной ошибкой является предположение о том, что персональный ассистент – это дешевый специалист. Чаще всего будущим личным помощникам предлагают зарплату в диапазоне от 25 до 40 тыс. рублей в месяц. Очевидно, что такой уровень заработной платы, особенно в Москве, не является привлекательным для высококвалифицированных работников, ответственных, обязательных, внимательных и пунктуальных. Неудивительно, что, задавая такие параметры найма, руководители получают некомпетентных сотрудников и оказываются вынужденными выполнять большую часть работы личного помощника самому, довольствуются лишь тем, на что хватает способностей такого «горе-специалиста».
Какой же человек на самом деле должен занимать позицию личного помощника руководителя? Что он должен уметь? Какими знаниями и навыками обязан обладать соискатель соответствующей должности?
Формула хорошего помощника
Несмотря на размытость функций, отсутствие четкой регламентации, есть ряд четко очерченных практикой требований к составляющим профессиональной деятельности личного помощника:
• организация рабочего дня руководителя, ведение рабочего графика;
• административная и информационная поддержка руководителя;
• координация встреч, переговоров, организация совещаний;
• организация делопроизводства и документооборота в полном объеме, ведение переписки;
• контроль исполнения поручений и работы секретариата;
• travel-поддержка, оформление виз, билетов, командировок, бронирование гостиниц, консьерж-сервис в поездках;
• организация хозяйственного обеспечения деятельности руководителя и офиса;
• выполнение личных поручений руководителя.
Также личный помощник должен обладать навыками стресс-менеджмента, умением перераспределить эмоциональную и нервную нагрузку руководителя.
Источник: 04-05-2012 "Элитный персонал" № 4 (622), май 2012 г.